Sistema para venta de repuestos de carro y moto

El problema no es cobrar, es identificar la pieza

Una ferretería vende cosas que el cliente sabe nombrar: un tornillo, un tubo, una pintura. En una repuestera casi nadie pide el producto por su nombre. Piden por el carro —«la banda del Hilux del 2014»—, por un número anotado en un papel, o traen la pieza vieja en la mano.

De ahí que el trabajo de fondo sea otro: que quien está en el mostrador llegue a la pieza correcta desde cualquiera de las tres cosas con las que llega el cliente. Todo lo demás del negocio —el crédito, las compras, el inventario— viene después de eso.

Los tres códigos que conviven en el mostrador

Cada artículo admite tres formas de llamarlo, y en una repuestera se usan las tres el mismo día:

• Código del proveedor, que es el número de parte impreso en la caja y en la factura de compra. Es por el que pregunta el cliente que llega con la referencia anotada, y en este rubro es el que más se usa.
• Código de barras, para lo que viene empacado de fábrica y se pasa por el lector.
• Código de caja, uno corto que se teclea, para lo que se vende suelto o llegó a granel.

Los artículos se agrupan en departamentos y líneas, y llevan localización. En una bodega de repuestos, donde el mismo estante guarda piezas de aspecto casi idéntico, saber que algo está en el pasillo B es la diferencia entre despachar y hacer esperar al cliente diez minutos.

Al taller no se le cobra lo mismo que al particular

Es la diferencia más marcada con un comercio común. El mismo artículo lleva precio al público y hasta dos precios de mayoreo, cada uno con su porcentaje de utilidad calculado sobre el costo real. La misma caja atiende al particular que llega por una pastilla de freno y al taller que se lleva ocho juegos, sin que nadie tenga que acordarse de cuánto se le cobra a quién.

Y como el costo real está en el artículo, la utilidad de cada línea se ve al momento de vender. En repuestos eso importa más que en otros rubros: entre el precio de lista del proveedor, el descuento por volumen y el tipo de cambio al que entró el embarque, es fácil vender por debajo del costo sin enterarse hasta el inventario.

La pieza que no sirvió y vuelve

En este negocio la devolución no es la excepción: el cliente se lleva la pieza, no le calza, y vuelve al día siguiente. Es la operación que más se hace mal, porque tiene dos mitades que suelen quedar separadas: la pieza tiene que volver a la existencia y el documento tiene que corregirse ante Hacienda.

Aquí las dos cosas ocurren en el mismo movimiento: la nota de crédito ajusta el comprobante y el artículo regresa al inventario. Lo que evita el desenlace habitual —la pieza otra vez en el estante pero el sistema diciendo que se vendió, y un faltante que aparece meses después sin explicación.

El taller que compra todos los días y paga quincenal

El crédito de una repuestera tiene una forma propia: no son pocas ventas grandes, son muchas pequeñas al mismo taller a lo largo de la quincena. Esas ventas entran solas a cuentas por cobrar con su plazo al emitir el comprobante, y los abonos se registran contra el documento que corresponde, no contra un saldo global.

El efecto práctico es que quien despacha puede ver qué debe ese taller y desde cuándo antes de entregar el siguiente pedido. Hoy esa decisión se toma de memoria en muchas repuesteras, y la memoria es optimista.

Para el particular que paga y se va está el punto de venta, con su impresora de tiquetes y su cierre de caja por turno.

Comprar a muchos proveedores

Una repuestera le compra a bastante más gente que un comercio promedio, y con frecuencia varias veces por semana. Las facturas de sus proveedores entran por el módulo de recepción, alimentan las existencias y quedan en cuentas por pagar, de modo que el costo real de cada pieza está en el sistema y no en la factura que se quedó en el mostrador.

Aceptar esos documentos ante Hacienda dentro del plazo no es un trámite: es lo que conserva el crédito de IVA de esas compras, y con este volumen de compras la diferencia pesa. Lo explicamos en la guía sobre la declaración de IVA en TRIBU-CR.

Cada artículo lleva además su código CABYS, que es el que define la tarifa de IVA de esa línea. Se asigna una vez al crear el producto y queda para todas las ventas siguientes.

Dónde se queda corto

Conviene decirlo antes de una migración, porque es la pregunta que más hacen las repuesteras y la respuesta honesta es que no.

Esto no es un catálogo de aplicaciones. No trae la base de datos que dice qué pieza le sirve a qué marca, modelo y año, ni permite buscar por placa o por número de chasis, ni cruza equivalencias entre números de parte de distintos fabricantes. Ese conocimiento sigue estando donde está hoy: en quien atiende el mostrador y en los catálogos del proveedor.

Lo que sí hace es que, una vez identificada la pieza, todo lo demás quede resuelto en una sola operación: precio según el cliente, existencia descontada, factura electrónica emitida y crédito actualizado. Si lo que busca es el catálogo de aplicaciones, esta no es la herramienta y preferimos decírselo ahora. Si lo que busca es dejar de facturar en un lado y llevar el inventario en otro, sí lo es.

Preguntas frecuentes

¿Puedo buscar por el número de parte del proveedor?

Sí. Es uno de los tres códigos que admite cada artículo, junto con el código de barras y el código de caja, y se busca por cualquiera de ellos desde la misma pantalla de venta.

¿Sirve para repuestos de moto y de carro a la vez?

Sí. Se manejan como departamentos y líneas distintas dentro del mismo catálogo, lo que permite ver la rotación y la utilidad de cada uno por separado sin llevar dos inventarios.

¿Y si tengo que devolverle una pieza al proveedor?

Se registra con su nota de crédito y el movimiento correspondiente en el inventario, igual que del lado de las ventas cuando es el cliente quien devuelve.

Tengo más de una sucursal, ¿veo la existencia de la otra?

Sí. Las existencias se llevan por sucursal, que es lo que permite contestarle al cliente si la pieza está en la otra tienda en vez de darla por agotada.

¿También le vendo a talleres que me piden cotización?

La cotización se arma como proforma y se convierte en factura electrónica cuando el cliente aprueba, conservando las líneas y los precios cotizados. Si además presta servicio de taller, vea el sistema para talleres.

Véalo con su catálogo

Lo que decide si le sirve es cómo se comporta con sus piezas de verdad, con los códigos de sus proveedores y sus precios de taller. Escríbanos por WhatsApp al 6242-4229 o solicite una demostración.