Sistema ERP para empresas de Costa Rica

La diferencia está en de dónde vienen los datos

Muchas empresas costarricenses terminan con dos sistemas: uno que factura electrónicamente porque Hacienda lo exige, y otro —a menudo una hoja de cálculo— donde se lleva el inventario y se apunta quién debe. Entre ambos hay una persona copiando datos, y ahí es donde aparecen los descuadres. Pasa igual en un negocio de una sola persona que en una operación con varios puntos de venta; lo único que cambia es cuánto cuesta el descuadre.

Aquí no hay dos sistemas. Cuando emite una factura, esa venta ya descargó el inventario, ya quedó registrada en la cuenta por cobrar del cliente y ya entró en los reportes del mes. No es una integración entre programas: es el mismo programa.

Qué incluye

Control de inventario

Existencias por producto, con el movimiento que genera cada venta y cada factura de compra. El catálogo lleva el código CABYS de cada artículo, que es el que después viaja en el comprobante y determina la tarifa de IVA.

Cuentas por cobrar

Qué le debe cada cliente y desde cuándo. Las ventas a crédito entran solas al emitir el comprobante, y los abonos se registran contra el documento que corresponde. Es la información que necesita para decidir a quién le sigue vendiendo a plazo.

Cuentas por pagar

El otro lado: lo que usted debe a sus proveedores. Se alimenta de las facturas de compra y de los documentos electrónicos que recibe y acepta, así que el gasto queda registrado en el momento en que lo acepta ante Hacienda.

Punto de venta

Caja de mostrador con lector de código de barras, balanza, impresora de tiquetes y cierre de caja por turno: cobra, emite el tiquete electrónico y descarga el inventario en la misma operación. Sigue vendiendo aunque se caiga el internet, y hay una aplicación de Android para vender fuera del mostrador. Vea el punto de venta en detalle.

Devoluciones y notas de crédito

Una devolución se registra con su nota de crédito electrónica, referida al documento original, y el producto vuelve al inventario. Lo mismo del lado de las compras cuando es usted quien devuelve a un proveedor.

Reportes contables

El resumen mensual que su contador necesita, armado con los documentos que usted ya emitió y recibió. Con los comprobantes en versión 4.4, esos mismos datos son los que Hacienda usa para prellenar la declaración de IVA en TRIBU-CR.

API de integración

Si ya tiene un sistema propio y solo necesita que emita comprobantes válidos, se integra por API en vez de reemplazarlo: la firma, los consecutivos y la comunicación con Hacienda quedan de nuestro lado. Vea la API de integración.

Encomiendas

Para empresas de transporte y paquetería: rutas y destinos, remitente y destinatario, flete pagado o por cobrar y etiqueta por bulto, con su factura o tiquete electrónico. Vea el módulo de encomiendas.

Va incluido en el plan, no es un módulo aparte

Todos los planes por volumen de documentos incluyen inventario, cuentas por cobrar y por pagar, portal web y reportes contables. No hay licencia adicional por módulo ni un precio distinto según cuáles active: lo que cambia entre un plan y otro es cuántos documentos emite al mes.

Conviene tenerlo presente al comparar precios. Un facturador básico cuesta menos, pero después hay que sumarle el control de inventario por su cuenta y las horas de alguien cuadrando lo que un sistema dice contra lo que dice el otro. Vea los planes y precios.

Crece con la operación

El sistema no cambia según el tamaño de la empresa: lo que cambia es el plan. Hay uno pensado para quien apenas arranca y emite unos cuantos documentos al mes, y a partir de cierto volumen el cobro deja de ser una mensualidad fija y pasa a ser por documento, que es como funcionan los planes corporativo y masivo. Una pyme y una empresa que factura miles de documentos usan el mismo sistema, con los mismos módulos.

Encaja bien en comercios, restaurantes, ferreterías, distribuidoras, talleres, empresas de encomiendas y servicios profesionales: cualquier operación que hoy facture en un sistema y lleve el control en otro.

Dónde sí se queda corto

El límite no es de tamaño, es de tipo de operación. Si necesita manufactura por lotes con escandallos, consolidación contable de varias sociedades o planilla integrada, esto no lo cubre y preferimos decírselo antes y no después de la migración.

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar solo la facturación y dejar el resto apagado?

Sí. Muchos empiezan facturando y activan inventario o cuentas por cobrar cuando les hace falta. Como los datos son los mismos, cuando decida usarlos ya tendrán historia en vez de empezar de cero.

¿Funciona en la nube o hay que instalar algo?

Es un sistema web: basta un navegador y conexión, sin mantener un servidor propio. Los XML de sus comprobantes quedan respaldados automáticamente en la nube. La excepción es el equipo del mostrador: la impresora de tiquetes, el cajón de dinero, la balanza y el modo sin conexión necesitan un servicio pequeño instalado en esa computadora, porque un navegador no puede hablar con un puerto serie por su cuenta.

¿Se puede migrar lo que ya tengo?

Los catálogos de productos, clientes y proveedores sí, que es lo que más trabajo cuesta volver a cargar. Lo explicamos en detalle en la guía sobre cambiar de proveedor de facturación electrónica.

¿Sirve para un profesional independiente?

Para facturar, sí, y hay un plan pensado para eso. El inventario y el punto de venta difícilmente le hagan falta a quien vende servicios; esta guía entra en lo que sí conviene mirar en ese caso.

Véalo funcionando

La forma corta de saber si le sirve es verlo con sus propios productos y su propia operación. Escríbanos por WhatsApp al 6242-4229 o solicite una demostración y se lo mostramos sin compromiso.