Cómo cambiar de proveedor de facturación electrónica

Al cambiar de proveedor de facturación electrónica se trasladan sus catálogos de productos, clientes y proveedores. Los comprobantes que ya emitió se quedan con el proveedor anterior, así que hay que descargarlos antes de cerrar la cuenta: la ley le obliga a conservarlos cinco años y su proveedor solo está obligado a guardarlos dos meses.

Lo primero: descargue su historial

Este es el paso que más gente pasa por alto y el único que no tiene vuelta atrás.

El artículo 22 del Reglamento de Comprobantes Electrónicos le obliga a conservar todos los comprobantes emitidos y recibidos durante cinco años, en condiciones que permitan consultarlos y comprobar que no fueron alterados. Esa obligación es suya, no de su proveedor.

Y del otro lado, el artículo 7 de la resolución MH-DGT-RES-0027-2024 solo obliga a los proveedores de sistemas a administrar la información transaccional durante dos meses, y pueden eliminarla después sin responsabilidad.

Traducido: el día que cierre la cuenta con su proveedor actual, dé por hecho que esa información puede desaparecer. Descargue los XML de emisión y de recepción, y los PDF si los necesita para su operación, antes de avisar que se va.

Qué se migra y qué no

Se migra

• Catálogo de productos y servicios, con sus códigos CABYS y tarifas de IVA.
• Clientes, con cédula, correo y condiciones de pago.
• Proveedores.

Es lo que más trabajo cuesta volver a cargar a mano, y por eso es lo que vale la pena migrar bien.

No se migra

• Los comprobantes ya emitidos. Quedan en el sistema del proveedor anterior. Por eso el primer paso es descargarlos.
• El historial de aceptaciones y rechazos de documentos recibidos.

Cualquier proveedor que le prometa trasladar su historial completo de facturación le está prometiendo algo que no controla.

El orden que evita quedarse sin facturar

1. Descargue todo del sistema actual: XML emitidos y recibidos, y su catálogo de productos y clientes si el sistema permite exportarlo.
2. Revise en qué consecutivo va. La numeración de sus comprobantes debe continuar donde quedó, sin repetir ni saltar. Es el detalle técnico que más problemas causa en una migración mal hecha, y hay que configurarlo en el sistema nuevo antes de emitir el primer documento.
3. Cargue catálogos y valide con documentos de prueba antes de emitir en producción.
4. Cambie el mismo día, no a mitad de mes. Arrancar con el mes le simplifica los reportes y la declaración.
5. Cancele el servicio anterior al final, cuando ya emitió sin problemas en el nuevo por unos días.

Qué preguntar antes de firmar con el nuevo

• ¿Migran mis productos y clientes, o los cargo yo?
• ¿Cuánto tiempo conservan mis comprobantes y puedo descargarlos completos cuando quiera?
• ¿Cómo manejan la continuidad del consecutivo?
• ¿Qué pasa cuando Hacienda cambia los requisitos técnicos? ¿La actualización tiene costo?
• ¿Por dónde se pide soporte y en cuánto tiempo responden?
• Si algún día me voy, ¿cómo me llevo mi información?

Esa última pregunta incomoda a algunos proveedores, y justamente por eso conviene hacerla al principio y no al final.

Cómo lo hacemos nosotros

Migramos sus catálogos de productos, clientes y proveedores, y configuramos la continuidad del consecutivo antes de que emita el primer documento. Sus comprobantes quedan respaldados en la nube y puede descargarlos cuando los necesite. Si quiere ver cómo aplica a su caso, escríbanos y lo revisamos.