Rutas y destinos, remitente y destinatario, flete pagado o por cobrar, etiqueta por bulto y el comprobante electrónico emitido ante Hacienda en el mismo movimiento en que se recibe el paquete en la ventanilla.
Quien mueve encomiendas en Costa Rica —una línea de buses, una empresa de transporte, un servicio de paquetería regional— tiene un flujo que ningún facturador genérico contempla. En una encomienda hay dos personas, no una: la que entrega el paquete y la que lo recibe. Y no siempre paga la misma.
Lo normal es terminar con una boleta en papel para el control interno, un cuaderno para saber qué se le debe a quién, y aparte un facturador donde alguien vuelve a digitar los envíos del día. Tres registros del mismo paquete, y ninguno cuadra con los otros al cierre del mes.
Aquí es un solo movimiento: se recibe la encomienda, se imprime la etiqueta y sale la factura o el tiquete electrónico hacia Hacienda. No hay una segunda digitación porque no hay un segundo sistema.
Primero se arman las rutas, cada una con su código y su nombre, y dentro de cada ruta los destinos, que son pares de origen y destino. Una vez configurado eso, quien atiende la ventanilla escoge ruta y destino de una lista en vez de escribir a mano el nombre de un pueblo, que es de donde salen los paquetes que se bajan en la parada equivocada.
Si la empresa tiene varias oficinas, cada sucursal maneja sus propias rutas y su propia numeración de encomiendas.
Es la decisión que define el resto del documento, y por eso se toma al recibir el paquete y no después. La encomienda se factura al remitente o al destinatario, y el pago se marca como recibido en la oficina o en el destino.
De esa combinación sale todo lo demás. Un envío por cobrar que se paga en destino queda registrado como pendiente hasta que la oficina de llegada lo cobra, y esa plata entra en el cierre de caja de esa oficina, no en la de origen. Un envío de un cliente de contrato se emite a crédito con su plazo en días y cae en cuentas por cobrar como cualquier otra venta a plazo.
Cada bulto lleva su etiqueta impresa, numerada dentro del envío, y se pueden imprimir varias copias cuando el procedimiento de la empresa pide una para el paquete y otra para el archivo. Un envío de cinco cajas es un solo documento con cinco etiquetas, no cinco documentos.
En el detalle del envío se cobra por caja y por unidades dentro de la caja, con su descuento y su impuesto, así que la tarifa puede depender del volumen y no solo de la ruta.
Lo que se emite no es un recibo interno: es una factura electrónica o un tiquete electrónico con su clave, su consecutivo y su respuesta de Hacienda, igual que cualquier otra venta del sistema. El remitente que necesita respaldar el gasto lo tiene, y la empresa no arrastra una diferencia entre «lo que facturé» y «lo que moví».
Como los envíos son ventas del mismo sistema, entran solos en el cierre de caja del turno, en las cuentas por cobrar y en los reportes del mes que ve el contador.
Sí, y es lo habitual: una oficina de encomiendas que además vende encargos, empaques o refrescos usa el mismo punto de venta para esas ventas y el módulo de encomiendas para los envíos. Ambos alimentan la misma caja y el mismo inventario.
La encomienda queda con su estado y el documento se anula por nota de crédito electrónica cuando corresponde, referida al original. No se borra: queda el rastro de que existió y de por qué se dejó sin efecto, que es lo que Hacienda espera.
Sí. Cada oficina es una sucursal con sus terminales, su numeración y su cierre de caja, y todas trabajan sobre la misma base. Quien administra ve el movimiento completo sin pedirle el reporte a cada oficina.
El sistema tiene modo sin conexión: sigue recibiendo y cobrando, y sincroniza cuando la conexión vuelve. Lo explicamos en detalle en la página del punto de venta.
Cada empresa de encomiendas tiene su propia forma de cobrar y de organizar el recorrido, así que la conversación útil empieza por las suyas. Escríbanos por WhatsApp al 6242-4229 o solicite una demostración.
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