Punto de venta para comercios de Costa Rica

No es un punto de venta pegado a un facturador

La combinación más común en un comercio costarricense es una caja registradora por un lado y un facturador electrónico por otro, con alguien pasando las ventas del día de un sistema al otro. Funciona hasta que no cuadra, y entonces hay que averiguar cuál de los dos tiene razón.

Aquí la caja es el mismo sistema que lleva el inventario y emite los comprobantes. Cuando el cajero cobra, esa venta ya salió como tiquete electrónico hacia Hacienda, ya descargó las existencias del producto y ya entró en el cierre de caja del turno. No hay traspaso nocturno ni cuadre manual, porque nunca hubo dos sistemas.

Lo que hay en el mostrador

Lector de código de barras

Cada producto lleva su código de barras y, además, su propio código, más corto, para lo que se digita a mano —la fruta, el pan, lo que no trae etiqueta—. El cajero pasa el lector o teclea el código y la línea se llena sola con la descripción, el precio y el impuesto que le corresponde.

Balanza

La balanza se conecta por puerto serie y el peso entra directo en la línea de la venta, sin que nadie lo lea de una pantalla y lo teclee en otra. Es la diferencia entre pesar y cobrar en un movimiento o en tres.

Impresora de tiquetes y cajón de dinero

El tiquete se imprime en la impresora térmica del mostrador al confirmar la venta, y el cajón de dinero se abre solo cuando corresponde. El sistema reconoce las impresoras instaladas en esa máquina y los tamaños de papel que cada una admite, así que no hay que pelear con configuraciones para que el tiquete salga del ancho correcto.

Cuando se cae el internet

Es la pregunta que hace todo el mundo y la que decide la compra, porque una caja que no puede cobrar es una fila que se va. El sistema vigila la conexión por su cuenta: comprueba el acceso a internet cada diez segundos y la respuesta del servidor cada cuarenta.

Si algo de eso falla, el modo sin conexión se activa solo, sin que el cajero tenga que hacer nada ni darse cuenta, y la caja sigue cobrando e imprimiendo. Cuando la conexión vuelve, el sistema espera cinco minutos —para no entrar y salir con una conexión inestable— y regresa a la normalidad.

Cierre de caja y arqueo

Al cerrar el turno, el sistema arma la hoja de arqueo: lo que debería haber contra lo que el cajero contó, separado por medio de pago. Efectivo, tarjeta y transferencia se cuadran por aparte, que es la única forma de saber dónde está el faltante cuando aparece uno.

Las entradas y salidas de efectivo del turno —el vuelto inicial, un pago a un proveedor que llegó al mostrador, un retiro— quedan registradas como movimientos de caja y entran en ese cuadre. Cada cierre guarda su informe de ventas y se exporta a Excel para el contador.

Varias cajas, varios cajeros, varias sucursales

Cada caja es una terminal con su propia numeración de comprobantes, dentro de la sucursal a la que pertenece. Es exactamente como Hacienda espera que se numeren los documentos cuando hay más de un punto de emisión, así que abrir una segunda caja o una segunda sucursal es configuración, no un sistema aparte.

En una misma caja se cambia de cajero con una tecla, y cada quien conserva la venta que tenía a medias: si el cajero de la mañana deja una venta sin cerrar y entra el de la tarde, ninguno pierde lo suyo ni hereda lo del otro.

También en el teléfono

Hay una aplicación de Android para vender fuera del mostrador: en la feria, en la ruta de reparto, en el salón del restaurante. Trabaja con su propia base de datos en el teléfono, así que no depende de la señal para funcionar y sincroniza cuando la hay. Cada dispositivo es una terminal más, con su numeración, y desde ahí también se vende, se hacen devoluciones y se cierra caja.

El catálogo que sostiene la caja

Un punto de venta rápido depende de que el catálogo esté bien armado, y ahí es donde el sistema hace la diferencia: cada producto tiene su código CABYS —que determina la tarifa de IVA del tiquete—, su costo, y varios niveles de precio. El precio al público y hasta dos precios de mayoreo conviven en el mismo artículo, de modo que la misma caja atiende al cliente de mostrador y al que compra por cantidad.

Los productos se organizan en departamentos, líneas y localizaciones, que es lo que después permite mirar un informe por categoría en vez de una lista de mil artículos sueltos. Y el inventario se corrige contra la realidad con la toma física, sin tener que fabricar facturas de ajuste. Si no sabe qué código CABYS le toca a un producto, búsquelo en el buscador de códigos CABYS.

Más preguntas

¿Hay que instalar algo?

Para vender, no: el sistema abre en el navegador. Pero la impresora de tiquetes, el cajón de dinero, la balanza y el modo sin conexión sí necesitan un servicio pequeño instalado en esa computadora, porque un navegador no puede hablar directamente con el puerto serie ni abrir un cajón. Se instala una vez, y en el teléfono ese papel lo cumple la aplicación de Android.

¿Cómo se maneja una devolución?

Con su nota de crédito electrónica, referida al documento original, y el producto vuelve al inventario. Con los comprobantes en versión 4.4 la nota debe indicar además qué tipo de corrección se está aplicando; lo explicamos en la guía de la versión 4.4.

¿Además del punto de venta, qué incluye?

El mismo sistema lleva el inventario, las cuentas por cobrar y por pagar y los reportes contables, y emite todos los comprobantes de la facturación electrónica. Si tiene un giro particular, vea cómo funciona en restaurantes, ferreterías o tiendas de ropa.