Miles de códigos con su existencia real, precio al público y de mayoreo en el mismo artículo, y el crédito de cada cliente a la vista antes de despachar. Con la factura electrónica saliendo de la misma venta.
Un restaurante tiene cuarenta platillos y una soda veinte. Una ferretería mediana tiene entre tres mil y quince mil artículos, muchos casi idénticos entre sí: el mismo tornillo en seis medidas, el mismo tubo en cuatro diámetros, la misma pintura en nueve colores. Todo lo demás —la caja, el crédito, el inventario— se derrumba si el catálogo está mal armado.
Por eso el trabajo de fondo aquí no es facturar: es que quien está en el mostrador encuentre el artículo correcto en segundos y que el precio que sale sea el que corresponde a ese cliente.
Cada producto admite tres formas de llamarlo, y en una ferretería se usan las tres el mismo día:
Los artículos se organizan en departamentos, líneas y localizaciones. Lo último no es burocracia: en una bodega con pasillos, saber que un artículo está en el estante C es la diferencia entre despachar y salir a buscar.
Es la diferencia más marcada con un comercio normal. El mismo artículo lleva precio al público y hasta dos precios de mayoreo, cada uno con su porcentaje de utilidad calculado sobre el costo real. La misma caja atiende al vecino que compra dos tornillos y al maestro de obras que se lleva una caja completa, sin que nadie tenga que hacer la cuenta a mano ni recordar cuánto se le cobra a quién.
Como el costo real está en el artículo, la utilidad de cada línea es visible en el momento de la venta y no un mes después, cuando ya se vendió por debajo del costo todo un lote.
Lo que se vende a granel —cemento suelto, clavos, cable por metro— se pesa con la balanza conectada al sistema y el peso entra directo en la línea de la venta. Y en el detalle se puede cobrar por caja y por unidades dentro de la caja, que es como se compra y se vende buena parte de lo que hay en una ferretería.
Una ferretería vive del crédito a constructores y maestros de obra, y ahí es donde se acumulan los problemas. Las ventas a plazo entran solas a cuentas por cobrar al emitir el comprobante, con su plazo en días, y los abonos se registran contra el documento que corresponde.
El efecto práctico: quien está en el mostrador puede ver qué debe ese cliente y desde cuándo antes de despachar el siguiente pedido. Es una decisión que hoy se toma de memoria en muchas ferreterías, y la memoria es optimista.
Del otro lado, las facturas de sus proveedores entran por el módulo de recepción, alimentan el inventario y quedan en cuentas por pagar. Aceptar esos documentos ante Hacienda dentro de plazo no es un trámite: es lo que conserva el crédito de IVA de esas compras, y en una ferretería el volumen de compras hace que eso pese. Lo explicamos en la guía sobre la declaración de IVA en TRIBU-CR.
Para el conteo contra la realidad está la toma física, que corrige las existencias sin tener que fabricar facturas de ajuste.
Los catálogos de productos, clientes y proveedores se migran, que es justamente lo que más trabajo cuesta volver a digitar. Lo detallamos en la guía sobre cambiar de proveedor.
No es el límite práctico. El límite real de una ferretería no es cuántos artículos caben, sino cuánto tarda alguien en encontrar el correcto, y eso lo resuelven los códigos y la organización por departamento y línea.
Sí, con proformas que después se convierten en la factura sin volver a digitar las líneas. En obra es lo normal: primero la cotización, semanas después el pedido.
Cada punto es una sucursal con sus terminales y su numeración, sobre la misma base de datos.
Lo que decide si esto le sirve es cómo se comporta con sus artículos y sus precios de mayoreo, no una lista de funciones. Escríbanos por WhatsApp al 6242-4229 o solicite una demostración.
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