Política de privacidad

Esta política explica qué datos personales tratamos, para qué, con quién los compartimos, cuánto tiempo los guardamos y cómo puede ejercer sus derechos según la Ley 8968 de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales.

1. Quién es el responsable

HDC Billing Costa Rica S.A., cédula jurídica 3-101-759532, con domicilio en San Antonio, Puriscal.

• Correo: [email protected]
• WhatsApp: 6242-4229
• Teléfono: 4001-5197

Aplica a www.billingcr.com, al sistema de facturación y ERP, a la API y a las cuentas y aplicaciones de HDC Billing CR en redes sociales, incluida la aplicación con la que publicamos contenido en nuestra página de Facebook y nuestra cuenta de Instagram.

2. Dos tipos de datos, dos papeles

Datos de usted. Si visita el sitio, pide una demostración, es cliente o usa el sistema, somos responsables de sus datos y esta política aplica completa.

Datos que nuestros clientes cargan sobre sus propios clientes y proveedores. Para emitir comprobantes electrónicos, cada negocio registra en el sistema los datos de las personas a las que les factura o que le facturan. Esos datos los tratamos por cuenta de ese negocio y solo para prestarle el servicio. Es el negocio quien decide qué datos registra y quien debe contar con la autorización para hacerlo. Si usted aparece en un comprobante y quiere ejercer sus derechos, lo ideal es dirigirse primero al negocio que lo emitió; si nos escribe a nosotros, le ayudamos a canalizar la solicitud.

3. Qué datos tratamos y para qué

Qué es obligatorio. Los campos del formulario de demostración y los datos de la cuenta y del contribuyente son obligatorios: sin ellos no podemos contactarle ni emitir comprobantes a su nombre. Los avisos por Telegram son opcionales. No pedimos datos sensibles, como origen racial, religión, salud u orientación sexual.

4. Cookies y tecnologías similares

Necesarias para que el sitio funcione:

• ASP.NET_SessionId y HDCAuth: mantienen su sesión en el sistema. Se borran al cerrar el navegador y la sesión vence a los 60 minutos.
• __RequestVerificationToken: protege los formularios contra envíos falsificados.
• Cloudflare: la red y la verificación contra robots del formulario de demostración reciben su dirección IP.

De medición y publicidad:

• Google Analytics, en el sitio y dentro del sistema, para saber qué páginas se usan.
• Google Ads: si llega desde un anuncio, guardamos el identificador del clic en su navegador por 90 días. Al enviar el formulario de demostración, Google recibe su correo y teléfono cifrados, para atribuir la solicitud al anuncio.
• Meta Pixel, en el sitio y en la página de ingreso, para medir visitas y solicitudes que vienen de Facebook e Instagram.

Puede bloquear o borrar estas cookies desde la configuración de su navegador. También puede usar el complemento de inhabilitación de Google Analytics y, en su cuenta de Facebook, revisar y desconectar la actividad que los sitios web comparten con Meta. Bloquear las cookies necesarias impide ingresar al sistema.

5. Con quién compartimos los datos

No vendemos datos personales. Los compartimos solo con:

• Ministerio de Hacienda: recibe los comprobantes y atiende las consultas de cédula y exoneraciones, por obligación legal.
• Los receptores de sus comprobantes: el sistema les envía por correo el PDF y los XML.
• Proveedores que nos prestan servicios, que tratan los datos solo para ese fin:
  • Amazon Web Services: almacenamiento de los XML de comprobantes (Estados Unidos).
  • Google: copia de respaldo de los XML en Google Drive; cuentas de correo donde recibimos las solicitudes de demostración, reportes técnicos de errores y copias de los correos con comprobantes; Google Analytics y Google Ads.
  • Meta Platforms: Meta Pixel y la publicación de contenido en nuestras redes.
  • Cloudflare: red de entrega y protección del sitio.
  • Telegram: alertas internas de seguridad y los avisos del bot opcional.
• Autoridades, cuando lo ordene un juez o lo exija la ley.

Varios de estos proveedores tratan los datos fuera de Costa Rica, principalmente en Estados Unidos. Al enviarnos sus datos o contratar el servicio, usted autoriza estas transferencias para los fines descritos.

6. Cuánto tiempo guardamos los datos

• Comprobantes electrónicos y sus XML: cinco años, el plazo que exige la normativa tributaria. Durante ese plazo no se pueden eliminar, aunque se pida.
• Registros de inicio de sesión (IP, navegador y dispositivo): 90 días.
• Cuenta y datos del contribuyente: mientras el servicio esté activo. Al terminar, eliminamos lo que no estemos obligados a conservar cuando usted lo solicite.
• Solicitudes de demostración: mientras sean útiles para darle seguimiento, o hasta que pida eliminarlas.

En ningún caso conservamos datos que puedan afectarle por más de diez años, salvo que una norma especial disponga otra cosa.

7. Sus derechos

Usted tiene derecho a:

• Acceder a sus datos y saber para qué se usan y con quién se comparten.
• Rectificar o actualizar datos inexactos o incompletos.
• Eliminar sus datos, con el límite de lo que la ley obliga a conservar.
• Revocar su autorización y oponerse a recibir comunicaciones comerciales.

Escríbanos a [email protected] con el asunto «Datos personales», indicando qué necesita y el correo o teléfono con que se relacionó con nosotros. Podemos pedirle que confirme su identidad antes de entregar o borrar información. Atendemos la solicitud gratis y en un máximo de cinco días hábiles.

Si considera que no atendimos bien su solicitud, puede acudir a la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (Prodhab).

8. Cómo pedir que eliminemos sus datos

1. Escriba a [email protected] con el asunto «Eliminar mis datos».
2. Indique su nombre y el correo o teléfono que usó. Si es cliente, incluya la cédula de la cuenta.
3. En un máximo de cinco días hábiles le confirmamos qué eliminamos y, si algo debe conservarse por ley (por ejemplo, comprobantes electrónicos), qué es y hasta cuándo.

Facebook e Instagram. Nuestra aplicación de Meta solo publica contenido en la página de Facebook y la cuenta de Instagram de HDC Billing CR; no inicia sesión con su cuenta ni recoge datos de sus perfiles. Si nos escribió o comentó en esas redes, puede borrar sus mensajes y comentarios desde la propia red, o pedirnos por el mismo correo que eliminemos cualquier dato que hayamos guardado a partir de esa conversación.

9. Seguridad

Usamos conexiones cifradas, acceso a las cuentas con usuario y contraseña, límites de intentos y verificación contra robots. Ningún sistema es infalible: si ocurre un incidente que afecte sus datos, se lo informaremos sin demora junto con las medidas tomadas.

10. Menores de edad

El servicio está dirigido a negocios y profesionales. No recogemos a sabiendas datos de menores de edad.

11. Cambios a esta política

Si cambiamos la política, actualizamos la fecha de arriba. Si el cambio es importante, se lo avisaremos por correo a los clientes activos antes de que aplique.