Hacienda le rechazó un comprobante: cómo corregirlo

Un comprobante rechazado por Hacienda no tiene validez, y la corrección no se hace con una nota de crédito: hay que emitir un comprobante nuevo, de forma inmediata, indicando cuál está sustituyendo. La causa del rechazo viene descrita en el mensaje de respuesta que devuelve Hacienda.

Primero: distinga quién rechazó

Son dos situaciones distintas y se resuelven de forma opuesta. Confundirlas es el error más común.

Rechazo del Ministerio de Hacienda

El comprobante no pasó la validación. Según el artículo 19 del Reglamento de Comprobantes Electrónicos, ese documento carece de validez y el emisor debe emitir de inmediato uno nuevo indicando cuál sustituye.

No se emite nota de crédito. Una nota de crédito anula algo que existió; un comprobante rechazado nunca tuvo validez, así que no hay nada que anular. El comprobante sustituto lleva en su información de referencia el código que identifica que reemplaza a uno rechazado por Hacienda.

Rechazo del receptor

Aquí Hacienda aceptó el comprobante, pero su cliente lo rechazó al confirmarlo. En este caso sí corresponde emitir la nota de crédito y, si procede, el comprobante correcto.

Cuánto tarda la respuesta

La Dirección General de Tributación tiene un máximo de tres horas desde que recibe el archivo para devolver el mensaje de aceptación o rechazo, según el artículo 11 de la resolución MH-DGT-RES-0027-2024.

Mientras no llegue el mensaje de aceptación, el comprobante no le sirve como respaldo de gasto deducible ni de crédito fiscal. Por eso conviene revisar el estado de lo emitido y no asumir que todo lo enviado quedó bien.

La respuesta trae uno de tres estados: aceptado, aceptado parcialmente o rechazado.

Cómo saber por qué lo rechazaron

Conviene decirlo claro: Hacienda no publica un catálogo de códigos de error. Lo que está codificado es el estado del comprobante, no la causa. La causa viaja como texto descriptivo dentro del mensaje de respuesta, y ahí es donde hay que leerla.

Su sistema de facturación debería mostrarle ese texto tal cual. Si solo le dice "rechazado" sin explicar el motivo, le está ocultando justo la información que necesita para corregir.

Causas frecuentes

Esta lista viene de la experiencia de quienes damos soporte, no de una estadística oficial del Ministerio, que no publica esa información. Úsela como guía de dónde revisar primero:

• Clave o consecutivo repetido. Se reenvió un comprobante ya recibido, o la numeración se desordenó.
• Datos del receptor incorrectos. Cédula que no corresponde o está mal digitada.
• Código CABYS inválido o que ya no existe en el catálogo vigente. Puede verificarlo en nuestro buscador de códigos CABYS.
• Estructura del archivo que no cumple el esquema. Un campo obligatorio vacío o con formato equivocado.
• Firma digital vencida o llave criptográfica caducada.
• Combinaciones no permitidas. La versión 4.4 define validaciones específicas: por ejemplo, un plazo de crédito debe ser mayor a cero, y ciertos códigos de condición de venta solo se aceptan en determinados tipos de comprobante.

El orden para corregir

1. Lea el texto del mensaje de rechazo. Es específico y ahí está la causa.
2. Corrija el dato de origen, no solo el documento. Si el CABYS de un producto está mal, arréglelo en el catálogo o el error se repetirá en cada venta.
3. Emita el comprobante nuevo referenciando el rechazado. No use nota de crédito.
4. Confirme que el nuevo quedó aceptado. No dé el caso por cerrado hasta ver el mensaje de aceptación.
5. Si el rechazo se repite en varios documentos, revise la configuración: casi siempre es un dato mal cargado que afecta a todos por igual.

Cómo evitarlos

La mayoría de los rechazos se originan en datos maestros: catálogos con CABYS desactualizados, clientes con cédula mal digitada, credenciales por vencer. Revisar eso de forma periódica evita más rechazos que corregirlos uno por uno.

En nuestro sistema el motivo del rechazo se muestra tal como lo devuelve Hacienda, para que pueda corregir sin adivinar.