¿Cuánto cuesta un sistema de punto de venta en Costa Rica?

Un sistema de punto de venta tiene dos costos: la mensualidad del software, que se paga siempre, y el equipo del mostrador, que se compra una vez. La mensualidad es la que más varía entre proveedores, y casi nunca por el número que aparece en la tarifa sino por lo que viene incluido y lo que se cobra aparte.

Lo que cuesta el software

En las tarifas que los proveedores publican en sus sitios (revisadas en octubre de 2026) hay tres franjas:

• Sistemas en la nube para un comercio pequeño: desde unos 13 a 15 dólares al mes, normalmente para una caja y con módulos limitados.
• Sistemas con inventario y facturación electrónica completos: entre 25 000 y 60 000 colones al mes, según el volumen o la cantidad de cajas.
• ERP con contabilidad y varias sucursales: desde unos 85 dólares al mes hasta varios cientos, muchas veces con cotización de por medio.

Las franjas se solapan porque cada proveedor cobra por una cosa distinta. Antes de comparar precios, vale la pena saber qué está midiendo cada tarifa.

Qué hace subir la mensualidad

Cajas, usuarios y sucursales

Varios sistemas cobran por caja o por usuario. Un minisúper con dos cajeros por turno y una persona en bodega paga bastante más que la tarifa de entrada sin cambiar de plan. Pregunte cuánto cuesta agregar una caja y una sucursal.

Cantidad de documentos

Otros cobran por la cantidad de tiquetes y facturas que emite al mes. Es el modelo más justo para un comercio que vende mucho en temporada y poco el resto del año, y conviene revisar qué pasa el mes en que se pasa del rango.

Módulos que se venden aparte

El inventario, las cuentas por cobrar, la aplicación para el teléfono o la propia facturación electrónica a veces son complementos con precio propio. Una tarifa baja que no incluye el inventario no sirve para una ferretería o una tienda de repuestos, donde el inventario es justamente lo que hay que controlar.

Lo que cuesta el equipo

El equipo se compra una vez y no depende del sistema que elija, siempre que el sistema funcione con equipo estándar. Lo habitual en un mostrador:

• Computadora o tableta. Muchos comercios usan la que ya tienen.
• Lector de código de barras. Indispensable con más de unos cientos de productos.
• Impresora térmica de tiquetes y cajón de dinero. El cajón se conecta a la impresora y abre al imprimir.
• Balanza conectada, si vende a granel: carnicería, verdulería, alimento para animales, clavos.

Antes de comprar, pregunte si el sistema exige una marca o un modelo concreto. Un sistema atado a un equipo propio es más caro de reemplazar cuando algo se daña.

Los costos que no aparecen en la tarifa

• El IVA. Un 13 % de diferencia. Hay tarifas publicadas con IVA y otras sin él, y comparar una con otra engaña.
• La puesta en marcha. Cargar el catálogo con sus códigos CABYS, precios y existencias puede venir incluido o cobrarse aparte. En un comercio con miles de productos es la parte más larga.
• Los cambios de Hacienda. La versión 4.4 obligó a actualizar todos los sistemas. Pregunte si el próximo cambio tiene costo.
• Qué pasa cuando se cae el internet. Un sistema que no cobra sin conexión cuesta ventas cada vez que falla el proveedor de internet.
• El soporte. Si la caja se traba un sábado con fila, importa quién contesta y desde dónde: no es lo mismo un chat en otro huso horario que alguien en Costa Rica.

¿Y los sistemas gratuitos?

Existen y para un negocio que empieza pueden alcanzar. Antes de elegir uno, revise tres cosas: que emita el tiquete electrónico válido ante Hacienda en la versión vigente, que no limite la cantidad de productos o de ventas al mes, y quién le responde si algo falla. Si solo necesita emitir comprobantes sin inventario, el facturador de Hacienda también es gratis; lo comparamos en TicoFactura o un sistema de facturación.

Cómo comparar sin equivocarse

Ponga las opciones en una tabla con estas columnas: precio mensual con IVA, cuántas cajas y usuarios incluye, si trae inventario y facturación electrónica sin cobro aparte, si cobra sin internet, qué equipo admite y quién da el soporte. Luego calcule el costo de su caso real, con sus cajas y su volumen, no el de la tarifa de entrada.

Y pida ver el sistema funcionando con productos como los suyos. Diez minutos en el mostrador dicen más que cualquier tabla. Si todavía no tiene claro qué le toca hacer a un sistema de caja en Costa Rica, empiece por qué es un punto de venta.

Nuestros precios

Nuestros planes empiezan en ₡23,730 al mes, con el IVA incluido. Cada plan incluye el sistema completo: el punto de venta, el inventario, las cuentas por cobrar y por pagar y la facturación electrónica. El plan se elige por la cantidad de documentos que emite al mes, y todas las tarifas están publicadas en planes y precios, sin pedir cotización ni dejar sus datos.

Si quiere ver cómo funciona en un negocio como el suyo, vea las páginas para minisúper, panaderías, licoreras, ferreterías, tiendas de ropa, veterinarias, repuestos y restaurantes.