¿Qué es un punto de venta? Guía para comercios de Costa Rica

Un punto de venta es el sistema con el que un comercio cobra: registra lo que se vende, calcula el impuesto, recibe el pago y deja constancia de la venta. En Costa Rica, además, tiene que emitir el comprobante electrónico que exige Hacienda, que es lo que lo separa de una caja registradora.

Dos cosas distintas con el mismo nombre

En Costa Rica «punto de venta» se usa para dos cosas, y conviene no confundirlas:

• El datáfono, la terminal que entrega el banco para cobrar con tarjeta. Procesa el pago, pero no sabe qué se vendió, no lleva inventario ni emite el comprobante para Hacienda.
• El sistema de punto de venta (también llamado POS, por sus siglas en inglés), que es el programa de la caja: sabe qué productos se vendieron, a qué precio y con qué impuesto, y emite el tiquete o la factura.

Los dos conviven en el mostrador: el sistema arma la venta y el datáfono cobra la parte que se paga con tarjeta. Esta guía trata del sistema.

Qué hace un sistema de punto de venta

• Registra la venta con el lector de código de barras, un código que se digita o la descripción del producto.
• Calcula el impuesto de cada línea según el producto.
• Recibe el pago en efectivo, tarjeta, SINPE Móvil o combinado, y calcula el vuelto.
• Emite el comprobante electrónico: tiquete o factura, firmado y enviado a Hacienda.
• Descuenta el inventario de lo que se vendió.
• Cierra la caja al final del turno, comparando lo que debería haber con lo que se contó.

Lo que exige Costa Rica

Un punto de venta que sirve en otro país no necesariamente sirve aquí. Lo propio de Costa Rica:

• Comprobantes electrónicos. Cada venta sale como tiquete electrónico o, si el cliente da su cédula, como factura electrónica, en la versión vigente del esquema de Hacienda. Desde setiembre de 2025 es la versión 4.4.
• Código CABYS en cada producto. Es el código del catálogo de bienes y servicios que determina la tarifa de IVA de la línea. Se puede buscar en el buscador de códigos CABYS.
• Notas de crédito para las devoluciones. Una devolución no se borra: se emite una nota de crédito referida al comprobante original.
• Numeración por caja. Cuando hay más de una caja, cada una es un punto de emisión con su propia numeración de comprobantes.

Caja registradora o sistema de punto de venta

Una caja registradora suma, imprime un recibo y guarda el efectivo. No emite el comprobante electrónico, así que el comercio termina con dos cosas: la caja por un lado y un facturador por otro, y alguien pasando las ventas de uno al otro. Un sistema de punto de venta hace las dos en la misma operación, y además lleva el inventario.

Instalado, en la nube o en el teléfono

• En la nube: se usa desde el navegador y los datos viven en un servidor. Se puede ver la venta desde cualquier lugar, pero depende de internet.
• Instalado en la computadora: no depende de internet para vender, pero los datos quedan en esa máquina.
• Mixto: trabaja en la nube y, si se cae la conexión, sigue vendiendo con lo que tiene en la computadora y sincroniza después. Es lo que conviene preguntar, porque en Costa Rica el internet se cae.
• En el teléfono o la tableta: para vender fuera del mostrador, en la feria o en la ruta de reparto.

El equipo del mostrador

Lo habitual es una computadora o tableta, un lector de código de barras, una impresora térmica de tiquetes con su cajón de dinero y, si se vende a granel, una balanza conectada. Un buen sistema funciona con equipo estándar y no obliga a comprar una marca.

Cómo elegir uno

Antes de comparar precios, pregunte:

• ¿Emite tiquete y factura electrónica en la versión vigente, sin cobro aparte?
• ¿Sigue vendiendo si se cae el internet?
• ¿Trae inventario, o es un módulo que se paga aparte?
• ¿Cobra por caja o por usuario?
• ¿Funciona con el equipo que ya tengo?
• ¿Quién responde si la caja se traba, y desde dónde?
• ¿Puedo verlo funcionando con productos como los míos?

Lo que cuesta cada opción y los costos que no salen en la tarifa están en cuánto cuesta un sistema de punto de venta.

Cada negocio usa el punto de venta distinto

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